Een gezond bedrijf heeft een gezonde cashflow. En hoewel het wellicht niet je favoriete onderdeel van het ondernemen is, is een goede administratie daarbij onmisbaar. Gelukkig zijn er tegenwoordig flink wat digitale mogelijkheden om wat werk uit handen te nemen.
Als rijschoolhouder heb je te maken met veel verschillende agenda’s. En daar wil natuurlijk nog wel eens het een en ander in veranderen. Een leerling wordt ziek, de lesauto heeft kuren of er komt iets tussen: er kunnen allerlei redenen zijn waarom een les verschoven of afgezegd moet worden. Nu is dat helemaal niet erg, maar het is wél belangrijk om dit alles duidelijk te registreren. Anders loop je het risico dat je iets niet, of te laat, aan een leerling berekent. Bovendien zorgt een goede administratie voor een helder overzicht. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor de leerlingen, hun ouders én de belastingdienst. Als cijfers en berekeningen niet je sterkste kant zijn, kan het handig zijn om een hulpje te gebruiken om je administratie op orde te houden. We lichten daarom de voordelen van rijschoolsoftware uit.
Vervelende verrassingen
Met rijschoolsoftware kun je de lesplanning altijd met jouw leerlingen delen. In de LeerlingApp zien zij in het overzicht exact hoeveel rijlessen en lesuren ze hebben gereden. Op die manier weten zij, en hun (betalende) ouders, het dus ook direct als ze uit het pakket lopen. Als dat het geval is, geeft de app gelijk een seintje, zodat je hierover afspraken kunt maken en voorkomen dat ze voor vervelende verrassingen komen te staan bij het betalen. Het komt namelijk nog best weleens voor dat facturen voor ouders als een onverwachte kostenpost komen, omdat ze niet weten hoeveel lessen hun zoon of dochter heeft gereden. Door hierover duidelijk en op voorhand over te communiceren, voorkom je dat er een vervelende situatie ontstaat. Bovendien wekt het vertrouwen als je de ouders bij het proces betrekt.
Zakelijk plannen
Door de zakelijke planning te koppelen aan de administratie, wordt er veel werk uit handen genomen. Zo weet je bijvoorbeeld zeker dat alle rijlessen ook in de planning op naam van de leerling komen, en dus ook in zijn of haar eigen overzicht terecht komen. Staat een les er onjuist in? Dan valt dat gelijk op, en kunnen jullie samen een nieuwe afspraak maken.
Naast het feit dat deze planningen een helder en transparant overzicht bieden, is het ook zakelijk een goed idee om met dit soort planningen te werken. Doordat je werkt met een tegoed, zie je direct wat de leerling nog binnen het lespakket kan gebruiken. Zo zie je bijvoorbeeld gelijk of het nodig is om alvast extra lessen in te plannen. Daarnaast kun je op een eenvoudige manier in twee stappen een factuur maken en de betaling registreren. Ook zie je altijd of een leerling de facturen al betaald heeft.
Snellere cashflow
Wil je een snellere cashflow genereren in het bedrijf? Ook dan kan het handig zijn om te digitaliseren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de functie betalen via iDeal. Bij rijscholen die hiervan gebruik maken, loopt de gemiddelde betalingstermijn iets meer dan vijf dagen terug. Soms vinden leerlingen het fijn om facturen in termijnen te betalen. Dit kan ook automatisch in rijschoolsoftware geregeld worden. Dat bespaart je veel tijd en controleren. Mocht een leerling, om wat voor reden dan ook, toch nog niet betaald hebben: ook betalingsherinneringen regel je via de software.
Kortom: door op de juiste manier te digitaliseren, weet je zeker dat je alle lessen factureert, op tijd communiceert én de betaling ontvangt.
