Je hebt te maken met persoonsgegevens van leerlingen. Volgens de nieuwe privacywet mag je alleen informatie opslaan die nodig is om een lesovereenkomst uit te kunnen voeren.
Maar hoe doe je dat nu in de praktijk? Van een aantal rijschoolhouders ontvingen wij praktische tips over hoe zij ervoor zorgen dat de persoonsgegevens overzichtelijk en op zo min mogelijk plaatsen worden opgeslagen.
De oplossing: het inschrijfformulier via PlanGo
Veel rijscholen hebben een inschrijfformulier op hun website. Omdat je de gegevens van leerlingen zoveel mogelijk op één gecontroleerde plaats wilt opslaan is het beter om het inschrijfformulier van PlanGo te gebruiken. Dit formulier kun je gratis op je website activeren en de gegevens van de leerlingen worden na inschrijving alleen nog in PlanGo opgeslagen. Niet meer in je mailbox of website-database. Activeer de koppeling met '
Start met je rijbewijs' in PlanGo en je kunt de link in je website en e-mails opnemen.
Telefonische inschrijvingen
Ook wanneer leerlingen zich telefonisch of aan de balie van de rijschool willen inschrijven adviseren wij het inschrijfformulier van PlanGo te gebruiken. Dit voorkomt dat je de gegevens van je leerlingen op verschillende plaatsen opslaat. Daarnaast weet je dan ook zeker dat je alle benodigde gegevens van de leerling in je bezit hebt.
Extra vragen
Wil je ook weten hoe de leerling bij je rijschool terecht is gekomen? Geen probleem. Je kunt het inschrijfformulier uitbreiden met eigen vragen zodat je de nieuwe inschrijvingen goed kunt beoordelen en marketinginformatie kunt verzamelen.
Algemene voorwaarden
In het inschrijfformulier van PlanGo worden ook de algemene voorwaarden van je rijschool opgenomen. Voordat de leerling het formulier verstuurt gaat hij/zij akkoord met deze voorwaarden. Zorg ervoor dat je in deze algemene voorwaarden ook aandacht hebt voor de nieuwe privacywet.
Tip:
Mailen met leerlingen
Je kunt in PlanGo snel een mail naar de leerling sturen. Stel een bericht op, of kies uit één van de sjablonen voor bijvoorbeeld een machtiging, lesoverzicht, felicitatie, etc. Zodra een bericht verzonden is kun je in PlanGo zien of het bericht ook daadwerkelijk door de leerling ontvangen en gelezen is. De e-mails worden automatisch verzonden in de lay-out van je rijschool en worden alleen in PlanGo opgeslagen.
Heb je vragen over het gebruiken of activeren van het inschrijfformulier in PlanGo?Lees er meer over in de
online help, bel 024-7009708 of mail naar
[email protected]
