Leerlingen die te laat betalen

Je hoopt natuurlijk dat je nooit in deze situatie terecht komt, maar de kans is groot dat het ooit wel gebeurt: je leerling betaalt niet. We willen je graag een paar tips geven over hoe je dit kunt voorkomen en wat je kunt doen bij verlopen facturen.

 

Het lijkt een inkoppertje, maar we zien nog vaak dat rijscholen achteraf factureren en er maar op vertrouwen dat het wel goed komt. Het is natuurlijk erg sympathiek om leerlingen eerst een paar lessen te laten rijden en dan pas een factuur te sturen, maar dit betekent wel dat je risico loopt om niet betaald te worden voor je diensten. Vooruit factureren is zeer gebruikelijk en zal echt niet gelijk onaardig overkomen. Je hoeft een factuur niet per se te versturen op dezelfde dag als de eerste rijles. Je kunt in PlanGo een factuur ook inplannen, bijvoorbeeld een paar dagen voor de tweede rijles. Zo kom je niet te gretig over, maar is het wel duidelijk wat je verwacht van de leerling.

 

Het is handig om de financiële situatie van je leerlingen in gedachten te houden bij de facturatie. Hebben ze een bijbaantje om hun rijopleiding mee te betalen? Dan is het misschien een goed idee om het pakket in deelfacturen op te splitsen. Zo hoeft de leerling niet alles in één keer te betalen, maar houd jij het risico laag. Ook fijn: de deelfacturen kun je ook vooruit inplannen, zodat je hier maar 1 keer naar hoeft te kijken en de rest automatisch verstuurd wordt op een door jou gekozen moment.

 

De ‘regels’ die je als rijschool hanteert kunnen je helpen om vervelende situaties te voorkomen. Zo kun je zeggen dat het praktijkexamen alleen kan doorgaan wanneer alle facturen voldaan zijn. Of dat de eventuele incassokosten in rekening gebracht kunnen worden wanneer er te laat betaald wordt. Geef dit wel duidelijk van tevoren aan.

 

Een leerling die niet betaald zal voor de nodige irritatie zorgen, maar probeer toch netjes te communiceren. De kans is dan sowieso groter dat je uiteindelijk je geld nog krijgt. Bel bijvoorbeeld eerst voordat je de eerste herinnering stuurt. Misschien is de factuur simpelweg over het hoofd gezien. Geef ook aan wat de gevolgen zijn voor jou als er te laat betaald wordt, zo creëer je begrip voor jouw situatie. En vergeet niet om je waardering uit te spreken voor klanten die op tijd betalen!

 

Wanneer dit allemaal niet geholpen heeft en facturen toch te laat betaald worden, zul je uiteindelijk herinneringen moeten versturen. Voor de eerste twee facturen hebben we een knop gemaakt in PlanGo, zodat je die makkelijk de deur uit kunt doen. De derde herinnering, de laatste dus, maak je zelf. En als dat allemaal niet werkt, dan is het tijd om te bedenken of het de moeite waard is om contact op te nemen met een incassobureau.

 

Als het goed is maak je dit echter niet vaak mee en we hopen dat we met deze tips de kans dat het gebeurt nog kleiner maken.